אודות סריקת מסמכים

סוף עידן הנייר

כבר מזמן לא מדובר ב"טרנד" וניתן לראות שמשרדים רבים בישראל נהנים משירות חכם של סריקת מסמכים ונפטרים מכמויות עצומות של ניירת. סריקת מסמכים מציגה פתרון "ירוק" המועיל למשרד המודרני והיא מביאה "בשורה דיגיטאלית" חשובה שבזכותה בעלי משרדים יכולים להציג את משרדם כמקום מתקדם. סריקת מסמכים מתאימה לניירות עד A4 ויותר, והיא מתאימה גם למסמכי צבע.

עמידה מול לקוח ממהר שהפקידה אינה מוצאת חלק מהניירת שלו, היא לא דבר נעים. סריקת מסמכים מונעת מצבים אלו ומציגה ללקוח צורת עבודה מהירה ומרשימה. נייר הופך להיות פריט מעט ארכאי וכמו שניתן לראות כיצד ספרים דיגיטאליים נוחים וזמינים יותר מוצעים כיום במקום הספר הכתוב, הרי שגם סריקת מסמכים מציעה צורת עבודה המתאימה לתקופה המודרנית שבה אנו חיים.

מה מרוויחים ממהלך של סריקת מסמכים

לעתים מי שמוצע לו שירות סריקת מסמכים שואל את עצמו מדוע הוא צריך להשקיע כסף בכדי להעביר מידע מנייר למחשב. במקומות שבהם לא בוצעה סריקת מסמכים ניתן לראות כיצד מצטברים חומרים בכמויות עצומות הדורשות התייחסות רבה. ללא סריקת מסמכים צריך להקצות כ"א שיסדר את כמויות הניירת, ימצא מקום לקרטונים עמוסים חדשים, וגם ימצא מסמך ישן במידת הצורך.

אין צורך להסביר שהקצאת כ"א למשימה זו היא דבר שעולה כסף, רק שאסור לשכוח שמדובר בתשלום תמידי וקבוע, בשונה ממהלך של סריקת מסמכים. בתחום החשבונאות נדרשים עסקים לשמור חומר במשך 7 שנים אחורה, כך שניתן להבין בקלות כיצד שירות של סריקת מסמכים יכול לסייע להם לשלוף חשבונית מלפני מספר שנים בקלות רבה.

שיטות של סריקת מסמכים

בתחכום של היום יש מספר שיטות פעולה כמעט לכל שירות, וכך גם לשירות של סריקת מסמכים. סריקת מסמכים ניתן לבצע ע"י מיקרופילם או נייר. שיטת המיקרופילם מתאימה לצרכים כמו גיבוי ושימור והיא נחשבת לשיטה ותיקה, מוצלחת ואמינה. אלו הנעזרים בשיטת המיקרופילם של סריקת מסמכים מצליחים לשמר מסמכים ישנים מאוד שמצבם רגיש ופגיע לתהליך של סריקת נייר.

סריקת נייר לעומת זאת מיועדת לכל סוגי המסמכים ה"רגילים". סריקת מסמכים בצורה זו מאפשרת להפוך כל מידע כתוב למידע דיגיטאלי נגיש וקל. ניתן לראות כיצד סריקת מסמכים מאפשרת להגיע לכל מסמך בעזרת שימוש במחשב בלבד ובלי צורך לקום מהכיסא, לכתת רגליים אל ארכיון או חדר אחסנה אחר, ולבזבז זמן עד שנמצאת לבסוף פיסת נייר מהוהה.

צועדים עם הקדמה

שירות סריקת מסמכים הוא שירות חכם מאחר והוא אינו עוסק רק בהעברת המידע הרב למחשב אלא שהוא מאפשר גם את שליפתו בצורה ייחודית. חברה המספקת שירות של סריקת מסמכים בצורה איכותית תיצור עבור לקוחותיה שיטות חיפוש נוחות למציאת כל קובץ של מסמך סרוק. בעזרת מפתוח נכון, תצוגה מודגשת, ותוכנה חכמה, סריקת מסמכים מספקת נגישות מהירה לכל מסמך.

משנת 2005 מאפשר משרד המשפטים הגשה של מסמכים שנסרקו לבית המשפט. כך ששירות סריקת מסמכים קיבל דחיפה עצומה בזכות העובדה שהסריקות הפכו לקבילות במערכת המשפטית. נראה כי אין יותר סיבות לשמור ניירת רבה המסרבלת את פעילותו של כל ארגון, מאחר ושירות של סריקת מסמכים מציג כל כך הרבה יתרונות (קצרי וארוכי טווח גם יחד) שרבים כבר הפנימו.